新查册制度下香港公司该如何准备？为何强调个人资料保护很重要？

新的个人资料保护规定

《香港公司条例》正在实施新的查册制度。这将为公司董事和其他相关个人的个人资料提供额外保护。本文列出了这些保护措施以及新制度的实施时间。

2014年3月3日，新《公司条例》（第622章）取代了之前的《公司条例》（第32章）。根据修订后的准则，如果企业破产，公众可以获取有关公司董事、公司秘书或清算人的某些个人资料。此类资料通常是涉及个人隐私，包括其常住地地址和完整的身份识别码。

新的个人资料保护规定
目前，如果某人希望查阅他人的个人资料，则必须发表声明阐明其搜索目的，并确认他们仅将数据用于其已陈述的目的。
随着技术进步和对数据安全的广泛关注，这种方法的保护程度不再足够。因此，修订后的条例为新的查册制度做出了规定，在该制度下将引入以下附加保护措施：
1、只有公司董事和秘书的通讯地址，以及董事、公司秘书和其他相关个人的部分身份识别码，才会显示在公司注册处保存的公司登记册中。这适用于新的查册制度开始后提交的文件。
2、只有提出申请的人士才能访问他人的个人常住地地址和完整身份识别码。法院认为适当时可披露此类资料。如果公司注册处无法通过提供的通讯地址有效地与董事沟通，则公司注册处也可能会披露常住地地址。
3、在新的查册制度开始实施之前已将其受保护信息包含在文件中的个人，可以向公司注册处申请阻止对此类材料进行检查。
4、公司也可以保留其登记册中包含的保护信息不受公众查阅。
尽管此类保障措施已于2014年纳入了《公司条例》，但相关制度尚未实施。因公司注册处的综合资讯系统需作大幅改良，而新计划将于2023年年底完成。

新查册制度的实施时间

该查册制度将在2023年底之前上线。新查册制度将分为以下三个阶段实施：
第1阶段
公司条例的规定将允许公司拒绝对于董事和公司秘书的常住地和完整身份识别码（仅适用于其自己的登记册）。本阶段将从于2021年5月提交立法会的具体附属立法开始。
第2阶段
从2022年10月开始实施《公司条例》的相关条文，以禁止对公司注册处的受保护信息进行公开检查（仅适用于在此阶段开始后提交注册的文件）。
第3阶段
从2023年12月开始，实施所有剩余的《公司条例》条文。容许有关人士阻止已经在注册处存档文件的受保护资料免于公开检查。
除了新的检查系统外，公司注册处还指出，它可能会随时修订与查阅与登记册中归档文件有关的管理措施。例如，要求说明查阅目的，但迄今为止尚未提出任何此类修正案。

公司应如何准备？

在2022年10月第二阶段开始之前，公司只有在必要的立法修正案通过后，才能将其自己登记册中的常住地地址和身份识别码排除在公众检查之外。目前公司需要确定是否执行此决定，如果是，则需引入必要的内部流程。

个人资料保护的重要性

2020年1月，香港政制及内地事务局发表了一份讨论文件，其中考虑对《个人资料（私隐）条例》进行更新，以解释“人肉搜索”等现代趋势。这是在互联网上披露个人资料的地方。本文还研究了数据处理的引入，以通知用户任何此类数据泄露。

尽管尚未针对这些拟议的修订提出实施计划，但公司应注意更大的趋势：监管部门日益强调个人数据的重要性。如果您的公司在处理信息时可能会让你面临未来的监管审查，则采取行动的时间宜早不宜迟。

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